REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Laatimispäivä 29.12.2023

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on WE Rekry Oy:n (3410351-8) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Viimeisin muutos 1.1.2024.

 

1. Rekisterinpitäjä

WE Rekry Oy (3410351-8) Eerikinkatu 6b 20100 Turku

028801200

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Waltteri Sihvonen +358 40 180 6105

waltteri.sihvonen@werekry.fi

 

3. Rekisterin nimi

Toiminnanohjausjärjestelmän rekisteri sisältäen työntekijöiden, työnhakijoiden ja verkkosivujen kävijöiden kaiken datan.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

työntekijöiden henkilö- ja työsuhdetietojen ylläpito sekä näiden yritysten asiakasyritysten ja yhteyshenkilöiden tietojen ylläpito henkilöstövuokrauksen liiketoimintaa ja markkinointia varten sekä yrityksen toimintaan liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: Nimi, henkilötunnus, veronumero, veronumerorekisterimerkintä, syntymäaika, kansalaisuus, passikopio muu kuin Suomen kansalaiset, koulutus, työskentelyä rajoittavat terveyshaitat, turvakartoitus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, tilinumero, ajokorttiluokka ja auton käyttömahdollisuus, työmatkan kulkeminen, työskentelyalue, työtilanne, tieto yhteydenpidosta, työhakemustiedot, työaika, koulutustiedot, työkokemus, palkkatieto, työtehtävät, turvallisuuskorttien voimassaolo, työkohtainen osaaminen, asiakaspalautteet, työhistoria, johon kuuluu työsuhteiden alkamis- ja päättymisajat, edellisten työnantajien antamat suositukset ja työn laatu. Soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot. Turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot.

Työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot.

Toiminnanohjausjärjestelmästä lähetetyt viestit sekä tiedotteet.

Asiakastiedot: yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, laskutustiedot, kustannuspaikkakohtaiset yhteystiedot, tilauskohtaiset tiedot, yhteyshenkilöiden nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

5 B

Henkilötiedot poistetaan pyydettäessä mutta, jos tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi sopimuksen tai lakisääteisen velvollisuuden takia, tiedot säilytetään kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen. Työnhakijan henkilötietoja säilytetään kahdeksantoista (18) kuukautta ja työntekijän henkilötietoja kymmenen (10) vuotta.

Luonnollisella henkilöllä on seuraavat oikeudet 

a) tarkistus- ja muutosoikeus omiin henkilötietoihinsa, ts. oikeus nähdä, mitä tietoja hänestä on kerätty henkilötietorekistereihimme, sekä oikeus pyytää omien henkilötietojensa oikaisemistab) oikeus tulla unohdetuksi, ts. poistattaa omat henkilötietonsa yrityksen henkilötietorekistereistäc) oikeus siirtää omat henkilötietonsa toiselle yritykselled) oikeus rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä ja niiden siirtoa järjestelmästä toiseene) oikeus perua aiemmin antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyynf) oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyäg) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

(Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

Mikäli luovutat henkilötietoja eri tahoille, kerro tässä mahdolliset vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät (myös henkilötietojen käsittelijät/alihankkijat), niihin liittyvät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä siirtoperusteet, jos tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).